طراحی فرآیند سازمانی
طراحی سازمان در پاسخ به چالش‌های عصر صنعت در ارتباط با تولید انبوه استاندارد ظهور نمود. طراحی سازمان به معنای پیامد شکلدهی و ایجاد سازگاری میان تمام عناصر یک سازمان است، تا بدین‌وسیله مأموریت سازمان تحقق یابد. بنابراین طراحی سازمان، تخصیص منابع و افراد به مأموریت‌ها و مقاصد خاصی، و ساختاردهی به این منابع در راستای دستیابی به این مأموریت‌ها است. سازمان برای تطابق با محیط و فراهم آوردن اطلاعات و همکاریهای موردنیاز طراحی میشود.
ازنظر استنفورد رهبران سازمانی هنگام طراحی سازمان باید به پنج اصل اساسی توجه کنند. این پنج اصل عبارت‌اند از:
- طراحی فرآیند سازمانی، از استراتژی کسب‌وکار و زمینه فعالیت سازمان ناشی میشود (نه از سیستم‌های جدید فناوری اطلاعات، خواسته رهبران سازمان، و یا به دلایل دیگر غیر مربوط به کسب‌وکار): طراحی سازمان به دنبال توافق مدیران در مورد ارزشها، چشمانداز، مأموریت، اصول، استراتژیها، اهداف، و تاکتیکهای سازمان اجرا میشود. این فرآیند همراه با اتخاذ تفکر استراتژیک و برنامهریزی استراتژیک است.
- طراحی به معنای اتخاذ تفکر کل گرا دربارهی سازمان است- هنگام طراحی تمام سیستمها، ساختارها، افراد، معیارهای عملکرد، فرآیندها، و فرهنگ به‌عنوان یک کل در نظر گرفته میشوند.
- طراحی سازمان برای آینده بهتر از طراحی سازمان برای زمان حال است. اینکه در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد، را نمیتوان دقیقاً پیشبینی کرد، بااین‌حال میتوان با تحلیل روندها، برنامهریزی سناریو، و پیمایش محیطی، با آگاهی وارد آینده شد. سازمانهایی که آینده و تغییرات آینده را جدی میگیرند، نسبت به آن‌هایی که در حال خود به دام افتادهاند، با احتمال کمتری دچار شکست خواهند شد.
- طراحی نباید سهل شمرده شود، چراکه اگر به‌درستی صورت گیرد منجر به گستردن منابع خواهد شد. طراحی سازمان دربرگیرنده تمام عناصر سازمان است، بنابراین اگر به‌درستی صورت گیرد، با ایجاد هماهنگی و سازگاری میان این عناصر، و با گستردن منابع، باعث ایجاد زمینههای موفقیت سازمان خواهد شد. بنابراین فرآیندی با چنین اهمیت و قابلیت را نباید سهل شمرد.
- طراحی فرآیندی بنیادی است، نه یک کار تعمیراتی. به‌عبارت‌دیگر هنگام طراحی سازمان باید دقت کرد که این فرآیند، تغییری استراتژیک و خوب برنامه‌ریزی‌شده است که به‌طور بنیادی روشی را که سازمان بدان طریق عمل میکند را تغییر میدهد.
به‌طورکلی میتوان گفت طراحی سازمان عبارت است از فراگرد انتخاب و استقرار ساختارهایی برای دستیابی به هدفها و انجام رسالت سازمان. هدف غایی طراحی سازمان، استقرار ساختارهایی است که با سامان بخشیدن به منابع موجود، بتوانند به بهترین نحو امکان تحقق اهداف و اجرای استراتژیهای سازمان را فراهم آورند. سازمان‌ها در برخی مواقع و دلایل گوناگون مجبور میشوند که ساختار خود را مورد تجدیدنظر قرار دهند تا بتوانند با تغییرات ایجادشده انطباق حاصل نمایند. در این مواقع لزوم طراحی یا طرحریزی مجدد سازمان‌ها مطرح میشود. طراحی مجدد سازمان یک فعالیت استراتژیک است که با توجه به اهداف و مأموریت‌های سازمانی، فرآیندهای کاری، ساختار سازمانی و منابع موردنیاز هر واحد اقتصادی یا خدماتی و اجتماعی را به نحوی پیشبینی و تعیین میکند که بتواند نیازهای حال و آینده را برای دستیابی به اهداف مشخصشده برآورده ساخته و آن را به هنگام سازد. با توجه به نتایج عملکرد سازمان و بازنگریهای انجامشده در آن، طراحی سازمان و ساختار سازمان نیز باید به‌روز شده و در صورت لزوم اصلاح گردد.
برخی از مهم‌ترین دلایلی که طراحی مجدد سازمان را الزامی میکنند عبارت‌اند از:
- تغییر اساسی در استراتژی، اهداف و خطمشیهای سازمان
- تغییر جدی در پارادایمهای مدیریتی و نگرشهای مدیریت ارشد نسبت به سازمان
- تغییر جدی در تکنولوژی سازمان ازجمله تکنولوژی اطلاعات
- تغییر در حرفه یا مأموریت سازمان و نوع فعالیت آن و یا شرایط بازار
- تغییر جدی در شرایط محیطی به‌ویژه قوانین و مقررات مرتبط با روابط کار و تأمین منابع
- تغییر جدی در ابعاد سازمان و اندازه سازمان و توسعه فعالیتها یا تغییر کارکردهای آن
- آگاهی از عملکرد نامطلوب و اثربخشی پایین فعالیت‌های سازمان
- وقوع بحران یا مشکلات پرسنلی یا مالی در سازمان ازجمله بروز تورم پرسنلی و ضرورت کوچکسازی ابعاد سازمانی
- احساس ضرورت نسبت به انجام یک خانه‌تکانی سازمانی و انجام اصلاحات موردنیاز به‌منظور افزایش بهرهوری و اثربخشی سازمان.
تیم ما با چندین سال تجربه در حوزه منابع انسانی و مشاوره به سازمانهای بزرگ، میتواند در طرحی فرآیند سازمانی به شما کمک کند. برای اطلاعات بیشتر همین‌الان با ما تماس بگیرید تا مشاوران ما شمارا راهنمایی کنند.
طراحی ساختار سازمانی کلان و تفصیلی
ساختار سازمانی چهارچوب روابط حاکم بر مشاغل، سیستمها و فرایندهای عملیاتی و افراد و گروه‌هایی است که برای نیل به هدف تلاش میکنند. ساختار سازمانی مجموعه راه‌هایی است که کار را به وظایف مشخص تقسیم میکند و هماهنگی میان آن‌ها را به وجود میآورد. ساختار سازمانی چیزی بیش از چارچوبها و چارت سازمانی است؛ ساختار الگوی از تعاملات و همکاریهایی است که تکنولوژی، وظایف، و اجزای انسانی هر سازمانی را به همدیگر مرتبط میسازد تا از دستیابی به مقاصد سازمان اطمینان حاصل شود.
ساختار صرفاً یک سازوکار هماهنگی نیست بلکه همه فرآیندهای سازمانی را تحت تأثیر قرار میدهد. ساختار سازمانی به الگوهای روابط درونی سازمان، اختیار و ارتباطات دلالت دارد و روابط گزارش دهی، کانالهای ارتباط رسمی، تعیین مسئولیت و تفویض اختیار تصمیمگیری را روشن میسازد. ساختار سازمانی باید توان تسریع و تسهیل تصمیمگیری، واکنش مناسب نسبت به محیط و حل تعارضات بین واحدها را داشته باشد. ارتباط بین ارکان اصلی سازمان و هماهنگی بین فعالیت‌های آن و بیان ارتباطات درون‌سازمانی ازنظر گزارش دهی و گزارشگیری از وظایف ساختار سازمانی است.
ساختار ازیک‌طرف از اجزا سخت و از طرف دیگر از اجزا نرم تشکیل‌شده است. در طرف سخت آن اجزاء محسوس، ادارات و گروههای سلسله‌مراتبی قرار دارند. روابط بین این واحدها و گروهها، اجزاء نرم ساختار را تشکیل میدهند. در سر نرم این پیوستار، ساختاری که به‌وسیله قضاوت افراد ادراک میشود قرار دارد. ساختار سازمانی اساساً دارای دو هدف است: اول، ساختار باعث تسهیل جریان اطلاعات درون سازمان میشود، تا عدم اطمینان در تصمیمگیری را کاهش دهد. هدف دوم دستیابی به انسجام و هماهنگی اثربخش در سازمان است. ساختار سازمان باید میان اجزای سازمان و رفتار سازمانی انسجام و هماهنگی ایجاد کند. این امر به‌خصوص هنگامی‌که واحدهای سازمانی با یکدیگر همبستگی دارند، بسیار اهمیت دارد. ازنظر دقت ساختار سازمان دارای سه رکن اساسی است. شاید بتوان گفت که هرکدام از این ارکان به‌نوعی بیانگر نقش ساختار در سازمان نیز هستند. این سه رکن ساختار عبارت‌اند از:
- ساختار سازمانی تعیینکننده روابط رسمی گزارشگری در سازمان است و نشاندهنده سطوحی است که در سلسله‌مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص میکند.
- ساختار سازمانی تعیینکننده افرادی است که به‌صورت گروهی در دوایر کار میکنند و گروهبندی یا تقسیمبندی دوایری است که در کل سازمان وجود دارند.
- ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستمهایی میشود که به‌وسیله آن‌ها فعالیت‌های همه دوایر هماهنگ و یکپارچه میشود، و درنتیجه سیستم ارتباط مؤثر (در سازمان) تضمین خواهد شد.
اگر درزمینه تعیین ساختار سازمانی خود خواستار کمک هستید، مشاوران ما در مجموعه ایده آل کوچینگ میتوانند شمارا در این فرآیند یاری کنند. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
برنامهریزی نیروی انسانی
تحولات و دگرگونی‌های مستمر در ساخت، وظایف و نوع فعالیت‌های هر سازمان اعم از بخش خصوصی و یا دولتی طرحریزی و برآورد احتیاجات مستمر و مداوم را مؤکد میکند. بی‌شک هرقدر که دامنه تغییرات و تحولاتی ناشی از محیط سریع‌تر باشد مدت‌زمانی که برای رسیدن به هدف مدنظر میباشد، باید کوتاه‌تر در نظر گرفته شود، چراکه در این صورت امکان پیشبینی و برآورد احتیاجات بلندمدت منابع انسانی امکان‌پذیر نخواهد بود. برنامهریزی منابع انسانی یکی از وظایف اصلی مدیریت منابع انسانی بوده و دقت و صحت نسبی آن در حفظ و بقای سازمان اثر بسزایی دارد. از طریق برنامهریزی نیروی انسانی تلاش میشود منابع انسانی مناسب، به تعداد موردنیاز، در زمان مناسب و مکان مناسب به دست آید و از این راه، هم سازمان و هم افراد سازمان به منافع موردنظر خود برسند.
برنامهریزی نیروی انسانی، مهم‌ترین عنصر در یک برنامه موفق مدیریت منابع انسانی است. تحقیقات نشان میدهد برنامهریزی نیروی انسانی از مهم‌ترین مسئولیتها و درعین‌حال وقتگیرترین فعالیت‌های مدیریت سازمان میباشد. ازاین‌رو برنامهریزی منابع انساني به‌عنوان يك فرصت استراتژيك ديده میشود به‌طوری‌که كمك مؤثري به تصميمات استراتژيك سازمان مینماید.
برنامهریزی نیروی انسانی فرآیندی است که معین میکند سازمان برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه قابلیتهایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد. بدون برآورد منابع انسانی لازم و برنامهریزی برای تأمین آن، نیل به اهداف سازمان ممکن نیست. به‌وسیله برنامهریزی نیروی انسانی نیازهای سازمان به منابع انسانی تجزیه‌وتحلیل و بهگونهای پیشبینی و برنامهریزی میشود که هرگاه، در هر جای سازمان، پستی خالی شد، منابع انسانی شایسته‌ای برای تصدی آن پست شناسایی و آماده باشد.
مزایای برنامهریزی نیروی انسانی:
- استفاده مطلوب و بهینه از نیروی انسانی موجود در سازمان
- هماهنگی منابع انسانی در جهت تحقق اهداف بلندمدت سازمان
- تأمین منابع انسانی با حداقل هزینه
- فراهم نمودن زمینه مناسب در جهت تحقق سایر اهداف مدیریت منابع انسانی
برنامهریزی منابع انسانی عمدتاً با این موضوع سروکار دارد که سازمان را از تأمین نیروی انسانی کمی و کیفی مطمئن میسازد، درعین‌حال با برنامهریزی بهرهوری مرتبط است؛ چراکه طی آن سازمان را از به‌کارگیری بهینه منابع انسانی آسوده‌خاطر میکند. برنامهریزی منابع انسانی شامل شش حوزه فعالیتی مرتبط به هم است که عبارت‌اند از:
- پیشبینی تقاضا: برآورد نیازهای آتی سازمان به منابع انسانی از طریق مراجعه به برنامهریزی واحدهای سازمانی و پیشبینی سطوح فعالیتها در آینده؛
- پیشبینی عرضه: برآورد عرضه نیروی کار با مراجعه به تحلیلهای صورت گرفته از منابع انسانی موجود و قابل‌دسترس در آینده؛
- تعیین نیازمندیهای منابع انسانی: تجزیه‌وتحلیل بهرهوری، ظرفیت، کاربرد و هزینهها به‌منظور شناسایی نیازها برای بهبود بهرهوری و یا کاهش هزینهها؛
- برنامهریزی اقدام: برنامههای آماده‌سازی در ارتباط با پیشبینی کمبودها یا مازاد نیروی انسانی، جهت بهبود کاربری و بهرهوری و یا کاهش هزینهها؛
- کنترل و بودجهبندی منابع انسانی: تعیین بودجهها و استانداردهای منابع انسانی و نظارت بر اجرای برنامههای پیش رو؛
| پیشبینی عرضه نیروی انسانی |
| پیش بینی تقاضای نیروی انسانی |
| پیشبینی کمبود یا مازاد نیروی انسانی |
| تعیین هدف و برنامه ریزی استراتژیک |
| اجرا و ارزیابی برنامه |
شکل ۱: فرایندهای برنامهریزی منابع انسانی (Noe et al., 2010)
مشاوران ما در مجموعه ایده آل کوچینگ آماده‌اند تا درزمینهٔ برنامهریزی منابع انسانی دانش و تجربه خودشان را در اختیار شما قرار دهند تا در سازمانتان به بهترین نتایج برسید. با ما از طریق این فرم تماس بگیرید.
برنامهریزی استراتژیک منابع انسانی
علی خالویی
برنامهریزی استراتژیک منابع انسانی یک برنامه پویا و فرایند گذشته‌نگر است که در طراحی آن مدیران ارشد و متخصصان منابع انسانی با یکدیگر مشارکت میکنند. با توجه به جهانی‌سازی، ظهور مستمر تکنولوژی‌های جدید، تغییرات محیط اقتصادی، و تغییر در نیروی کار برنامهریزی کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت نیروی انسانی به‌منظور شناسایی نیازمندیهای حال و آینده سازمان از اهمیت بالایی برخوردار شده است. برنامهریزی یک بخش مهم در مدیریت استراتژیک منابع انسانی به‌حساب می‌آید، که میتواند هم سویی فعالیتها و خطمشیهای منابع انسانی را تسهیل کرده و به سازمان دررسیدن به اهدافش کمک کند. بر این اساس برنامهریزی نیروی انسانی فرایندی است که در آن نیازمندیهای جاری و آینده نیروی انسانی شناسایی و طرح‌هایی برای رفع این نیازمندی‌ها و نظارت کلی برای اثربخشی آن‌ها تدوین میشود. برنامهریزی نیروی انسانی این اطمینان را به سازمان میدهد که کارکنان مناسب در جای مناسب و در زمان مناسب به‌منظور اجرای برنامههای سازمان و با بالاترین سطح کیفی، در اختیار داشته باشد که این امر یک مزیت مهم برای مدیریت منابع انسانی و کل سازمان به‌حساب می‌آید.
این برنامهریزی اهدافی دارد که اساسی‌ترین اهداف آن عبارت انداز:
- جریان مستمر برای کسب افراد مناسب در مکان و زمان مناسب با مهارت‌های ضروری. که امر نیازمند داشتن خط‌مشی انتخاب، برنامه جانشینی و آموزش است.
- نگهداری به‌منظور حفظ ثبات در نیرویی کار با استفاده از حقوق و مزایا، و برنامهریزی مسیر شغلی
- پاسخ به تغییرات به‌منظور هماهنگی با تغییراتی که براثر تغییر استراتژی سازمان و استراتژیهای مهم عملیاتی ایجاد میگردد.
- کنترل از طریق استانداردها، ارزیابی عملکرد و ایجاد روابط کارکنان بلندمدت برای اطمینان از اینکه پرسنل در جهت درست قدم برمی‌دارند.
تیم ما با چندین سال تجربه در حوزه منابع انسانی، دانش مناسبی را برای سازمان شما درزمینه برنامهریزی استراتژیک گردآورده است. برای اطلاعات بیشتر همین‌الان با ما تماس بگیرید تا مشاوران ما در این امر شمارا یاری کنند.
رویه اجرایی جذب و استخدام (آزمون‌های بدو استخدام)
نظام جذب مدیریت منابع انسانی به‌عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت منابع انسانی (جذب، نگهداشت، توسعه و به‌کارگیری منابع انسانی) شامل مراحل برنامهریزی، تعیین و تأمین نیروهایی است که باید با گذر از مراحل قانونی پذیرش و استخدام و برای انجام وظایف مورد انتظار در مشاغل مختلف سازمانی آماده‌شده و به کار گمارده شوند. فعالیتهایی که در فرایند جذب انجام میگیرد برای هر نوع سازمان و با هراندازه‌ای به دلیل ارتباط آن با اهداف سازمانی، هزینههای مستقیم و غیرمستقیم متحمل شده، تأثیرات سازمانی ایجادشده و جنبههای قانونی درگیر شده، مهم میباشند. دقیقترین برنامههای تنظیم‌شده، عقلاییترین ساختار سازمانی، پیچیدهترین برنامههای بازاریابی و پیچیدهترین سیستم‌های تولیدی خودکار به‌تنهایی نمیتوانند موفقیت یک سازمان را تضمین کنند. طرحها، برنامهها، ساختارها و سیستمها به‌خودی‌خود کار نمیکنند بلکه آن‌ها از طریق افراد به کار گرفته‌شده، نگهداری شده و درک و تشخیص داده میشوند. این افراد هستند (مهم‌ترین منابع) که به‌عنوان هدایتکننده، فعالکننده و تقویتکننده نیروها میتوانند مطلوبیت سایر منابع و دستیابی سازمان به اهدافش را تضمین کنند. بدون نیروی انسانی واجد شرایط به تعداد مناسب، در مکان مناسب و در زمان مناسب، اهداف سازمانی دست‌یافتنی نیست. حتی در کارخانههای تولیدی کاملاً کامپیوتری شده، این افراد هستند که دکمهها را فشار داده، کامپیوترها را برنامهریزی و تصمیمات مهم را اتخاذ میکنند. این افراد هستند که منتظر مشتریان میمانند، به تلفنها پاسخ میدهند و مشتریان جدیدی را برای سیستم‌های تمام کامپیوتری جذب میکنند. علیرغم همه تکنولوژی‌های الکترونیکی پیچیده، هنوز این انسانها هستند که به اهداف دست مییابند. امروزه به‌طور فزاینده‌ای، موفقیتی که هر سازمانی به دست میآورد، مستقیماً با توانایی منابع انسانی در فرایند جذب مرتبط میباشد. تنها با جذب اثربخش میتوان از یک سازمان انتظار داشت که مأموریت خود را به انجام برساند و به اهداف خود دست یابد.
همه فعالیت‌های مرتبط با برنامهریزی برای تحصیل، بهکارگماری و توسعه منابع انسانی باید به‌عنوان سیستم ادغام‌شده جذب در نظر گرفته شود. ما معتقدیم که جذب را باید به‌عنوان یک سیستم در نظر گرفت یا شاید به‌صورت دقیقتر به‌عنوان یک زیرسیستم اصلی همه فرایندهای مدیریت منابع انسانی، که عملکرد یک بخش از حوزه جذب ممکن است انجام فعالیتها در دیگر حوزه‌ها را خنثی کند. در یک تعریف کلی جذب را میتوان فرایند تأمین نیازهای منابع انسانی در سازمان و تأمین مقادیر کافی از افراد واجد شرایط برای پر کردن آن نیازها تعریف کرد. البته فعالیت جذب به‌سادگی تعریفی که از آن شد نیست. جذب درواقع تلاشی پیچیده شامل تعداد متنوعی از وظایف، از تحلیل شغل تا ارزیابی عملکرد؛ از مصاحبه استخدام تا توسعه شغلی؛ از استخدام تا خاتمه را شامل میشود. باوجوداین برای اجرای وظایف دقیق فرایند جذب، اعضای درگیر این مسئولیت باید از زمینههای قانونی، روانشناسی و محیطی که فرایند جذب در آن اتفاق میافتد، آگاه باشند.
هدف فرایند جذب اطمینان از این موضوع است که یک سازمان به‌صورت مستمر کارکنانی را با کمیت و کیفیت مناسب در مکان مناسب، در زمان مناسب که برای عملکرد موفقیتآمیز سازمان موردنیاز است را دارا میباشد. با این تعریف هدف فرایند جذب ساده به نظر میرسد اما دستیابی اثربخش به آن به این سادگی نیست. جذب اثربخش نقشی اساسی در عملکرد، رشد، کارآمدی کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان و موفقیت سازمانهای امروزی ایفا میکند. در حقیقت جذب اثربخش میتواند هر موسسههای و سازمانی را فارغ از اندازه، صنعت، حوزه و یا اهداف زنده نگه دارد.
اگرچه اغلب کارمند یابی را به‌عنوان اولین مرحله فرایند جذب میدانند، ولی قبل از اینکه یک کاندید برای یک شغل جستجو شود، متخصصین منابع انسانی باید برنامهریزی منابع انسانی را آغاز کنند. برنامهریزی منابع انسانی در تغییر و تحولات حوزه مدیریت منابع انسانی طی ۲۵ سال گذشته پیشتاز بوده است. ما باید دلیل قانعکنندهای برای نیازمندی به افرادی دارای مهارت، دانش و تواناییهای خاص مرتبط با یک شغل داشته باشیم. درگذشته نهچندان دور مدیر منابع انسانی در سایه وجود داشت و یا برای برخی موضوعات به‌صورت واکنشی ظاهر میشد ولی تا زمانی که فلسفه وجودی و چشمانداز سازمان نامشخص باشد، مدیریت منابع انسانی نمیتواند نیازهای منابع انسانی را مشخص نماید. اما با انجام برنامهریزی استراتژیک در سازمان، اهداف سازمان مشخص میشود که این اهداف بعضاً باعث تغییرات ساختاری در سازمان میشوند. که این تغییرات ساختاری شامل الزامات شغل، روابط گزارش دهی، نحوه گروهبندی افراد و چیزهایی شبیه به این، که زیربنای تغییرات ساختاری مشاغل میباشند؛ مشاغلی که دستخوش تغییرات میشوند، شغلهای اساسی سازمان هستند و مدیریت منابع انسانی مسئول توجه به تغییرات و تأمین چنین نیازهایی میباشد.
همان‌طور که شغلها تجزیه‌وتحلیل میشوند، مهارتها، دانش و تواناییهای خاصی شناسایی میشوند که متقاضی شغل باید آن‌ها را دارا باشد. ضمن اینکه این مشاغل در راستای اهداف استراتژیک سازمان هستند، باید دربرگیرنده قوانین استخدام نیز باشند. بهعلاوه تقریباً کلیه فرایندهای منابع انسانی حول شرح شغل دقیق میچرخد. کسی نمیتواند بدون آگاهی مهارت‌های اساسی موردنیاز، بدون تعیین استانداردهای عملکرد و نرخ پرداخت و بدون توجه به چارچوب و رویههای منظم و منصفانه انتخاب شود. زمانی که شایستگیهای اساسی شناسایی شد، فرایند کارمند یابی آغاز میگردد. با استفاده از اطلاعات برنامهریزی منابع انسانی ما میتوانیم بر کاندیدهای آتی خود تمرکز نماییم. هنگامی‌که متخصصین منابع انسانی درگیر فرایند کارمند یابی میشوند باید دو هدف را دنبال کنند: اول باید تعداد کافی از کاندیدها را برای استخدام در سازمان آماده کنند و به این طریق حق انتخاب بیشتری را برای مدیران ایجاد نمایند و دوم اینکه به‌طور هم‌زمان اطلاعات کافی در مورد شغل را به‌منظور جلوگیری از جذب متقاضیان فاقد صلاحیت ارائه نمایند. پس کارمند یابی عبارت است از فرایندی است که به‌منظور فراهم کردن تعداد کافی از متقاضیان بالقوه مناسب، طراحی میشود، ضمن اینکه محدودیتهایی از قبیل بازار نیروی کار و در نظر گرفتن گروهای اقلیت و زنان را نیز در فرایند کارمند یابی باید ازنظر دور نداشت. وقتی تعداد مناسبی از متقاضیان در طی فرایند کارمند یابی آماده شد، فرایند گزینش آغاز میگردد.
در اینجا نیز دو هدف دنبال میشود: یکی ایجاد حالت غربالی به‌منظور کم کردن متقاضیان در طی فرایند گزینش و دوم انتخاب متقاضیانی که به‌خوبی از عهده انجام شغل موردنظر برآیند. به‌منظور ارزیابی متقاضیان جهت رسیدن به اهداف فرایند گزینش شرکتهای مختلف استراتژیهای مختلفی را در پیش میگیرند. ضمن اینکه مدیریت منابع انسانی باید اطمینان حاصل نماید که متقاضیان خوبی پیشنهاد شغل را پذیرفتهاند. بر این اساس مدیریت منابع انسانی باید انواع اطلاعات سازمانی از قبیل: فرهنگ‌سازمانی، انتظارات از کارکنان در آینده و اطلاعات دیگری که مرتبط با تصمیمگیری متقاضیان است و به آن‌ها کمک میکند تا تصمیم بگیرند را در اختیار آن‌ها قرار دهد. گزینش که تمام شود فرایند جذب به پایان میرسد. پس هدف همه فرایندهای جذب فراهم کردن متقاضیان شایسته و انتخاب شایستهترین آن‌ها برای سازمان است. وقتی‌که مدیریت منابع انسانی به این هدف برسد، تمرکز توجه خود را به فرایندهای آموزش و توسعه قرار میدهد.
برنامهریزی منابع انسانی به‌منظور شناسایی نیازهای منابع انسانی طراحی‌شده است. وقتی‌که این نیازها شناسایی شد، سازمان در پی برآورده کردن آن نیازها برمیآید. مرحله بعدی در فرایند جذب با فرض اینکه تقاضای نیروی انسانی بیشتر از عرضه آن باشد، کارمند یابی است. شرکت برای تداوم عملیات خود باید نیروی انسانی موردنیاز را به دست آورد. کارمند یابی فرایندی است که سازمان طی آن کاندیدهای بالقوه را برای پستهای بلا تصدی واقعی یا پیش‌بینی‌شده شناسایی مینماید.
| ویژگیهای پست بلاتصدی |
| ویژگیهای متقاضی |
| مشخصات و رفتارهای کارمندیاب |
| سیاستهای پرسنلی |
| منابع کارمندیابی |
| انتخاب شغل |
اصول حاکم بر نظام جذب
- هدفمندی: نظام جذب سازمان باید هدفمند باشد و ازآنجاکه فعالیت جذب به‌منظور ترمیم یا تکمیل سرمایههای انسانی موردنیاز سازمان صورت میگیرد، باید فعالیت‌های نظام جذب در راستای اهداف، استراتژیها و سیاستهای کلی سازمان هدفگذاری شود و بر اساس نیازسنجی و در همسویی با نیازهای فوری و آتی سازمان انجام گیرد. لذا تعیین نیروهای موردنیاز سازمان با اتکا به یک برنامهریزی نیروی انسانی دقیق و هدفمند انجام خواهد شد.
- روشمندی: یک نظام جذب هدفمند باید در گزینش و جذب نیروها، به مناسب‌ترین روشها و رویکردهای ممکن متوسل شود. روش مورداستفاده باید متضمن سادهترین و ارزانترین راه برای تحقق اهداف نظام جذب باشد. چنین روشی باید با اصول و نظریههای علمی همسویی داشته باشد.
- ابزارمندی: یک روش مناسب جذب برحسب الگویی که در آن مورداستفاده قرار میگیرد، باید از ابزار دقیق و کارآمدی استفاده کند. این ابزار باید قابلیتهایی را که برای نیروی انسانی موردنیاز تعریف‌شده است، با دقت و روایی لازم بسنجد و در کوتاهترین زمان ممکن و با کمترین هزینه، ویژگیهای شخصیتی، شناختی و صلاحیتهای متقاضیان را در تطابق با معیارها و شاخصهای تعریف‌شده مورد ارزیابی قرار دهد.
- نیازسنجی: نظام جذب باید بر اساس نیازسنجی دقیق و مشارکت واحدهایی انجام گیرد که نیروهای جذبشده درآن‌واحدها بکار گرفته میشود. نیازسنجی دقیق درواقع پاسخ سؤالات اساسی مرحله تعیین نیرو است و مشخص خواهد کرد که چه نیروهایی، در چه سطحی، به چه تعداد و برای چه برهه زمانی موردنیاز است.
- استفاده از منابع مناسب: هدفمندی، روشمندی و ابزارمندی نظام جذب به‌تنهایی برای تعیین و تأمین نیازهای نیروهای انسانی سازمان کافی نیست. لذا در یک نظام جذب کارآمد، منبع یا منابع مناسب برای تأمین نیرو باید تعریف شود، زیرا بدون دسترسی به منابع درست، روش تأمین و ابزار گزینش به تحقق واقعی هدف جذب منجر نخواهد شد.
- ایجاد فرصت برابر: لازمه جذب مبتنی بر شایستگی، ایجاد فرصت برابر برای کلیه متقاضیان و نیروهای بالقوهای است که میتوانند در مرحله ارزیابی و گزینش، مورد ارزیابی متولیان نظام جذب قرار گیرند. این رویکرد به‌گزینش بهترین و شایستهترین گزینهها منجر میشود و هدف اصلی نظام جذب را برآورده میکند.
- تداوم: فرایند جذب یک فرایند مقطعی و یک‌باره نیست. لذا در نظام جذب و در جهت بهسازی مستمر نیروها، مکانیسم فعالی ایجاد میگردد که در مواقع ضرورت نسبت به جذب منابع موردنیاز مبادرت شود.
- به‌موقع بودن: مکانیسم فعال مورداشاره نظام جذب به سازمان فرصت خواهد داد تا به نیازهای به‌موقع منابع انسانی سازمان پاسخ دهد.
مشاوران ما میتوانند سازمان شمارا در فرآیند جذب بهینه یاری کنند. کافی است با ما تماس بگیرید تا بتوانیم به شما کمک کنیم